Samenvatting

Onboarding bestaat uit alle activiteiten en processen waarmee de organisatie nieuwe medewerkers helpt hun weg te vinden in de organisatie.

Goede onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers:

Efficiënter worden ingewerkt
Eerder productief zijn
Zich welkom voelen in de organisatie
Zich verbonden voelen met de organisatie.

Dat gebeurt door:

Realistische verwachtingen
Aandacht voor ‘sociale onboarding’
Blijven boeien van nieuwe medewerkers
Daardoor voelen zij zich niet alleen eerder thuis, ze blijven ook langer behouden voor de organisatie. Het voorkomt vroegtijdig vertrek van nieuwe medewerkers en daarmee wederzijdse teleurstelling.

Het proces van onboarding bestaat uit het vinden, binden en behouden van medewerkers. Bij het vinden van nieuwe medewerkers staat het bereiken van de doelgroep centraal. Het beslaat de periode tot de allereerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Deze fase bestaat onder andere uit:

Het profiel bepalen van de persoon die geworven zal worden
De vacaturetekst opmaken
De vacature verspreiden
Het sollicitatie- en arbeidsvoorwaardengesprek voeren

In de fase binden is de nieuwe medewerker werkzaam geworden in de organisatie.

De organisatie zorgt ervoor dat:

De medewerker inhoudelijke kennis kan opdoen
De taken behorend bij de functie kan uitvoeren
Informatie krijgt over de organisatie of het team
De benodigde competenties kan ontwikkelen
Praktische zaken geregeld zijn
Sociale contacten en binding met collega’s gestimuleerd worden

Na het warme welkom en de eerste indrukken komt de uitdaging om de (nieuwe) medewerkers te behouden. Het is belangrijk gedurende het gehele jaar frequent in contact met de nieuwe medewerkers te blijven.

Hiervoor kan de leercyclus plan-do-check-act als methode goed gebruikt worden:

Haal de ervaringen op van (nieuwe) medewerkers
Bespreek de wederzijdse verwachtingen
Monitor vervolgens of dit ook in de praktijk klopt
Stel dit indien nodig bij

De strategie achter het onboarding proces komt voort uit en sluit aan bij het organisatiebeleid:

De missie: waar staat de organisatie voor?
De visie: waar gaat de organisatie voor?
De kernwaarden: hoe zijn missie en visie terug te zien in het gedrag van management en medewerkers?

In het figuur hieronder is het onboardingsproces visueel inzichtelijk gemaakt met behulp van de HR-medewerkersreis (de medewerker die verantwoordelijk is voor de onboarding van nieuwe medewerkers).